AVANT PROPOS

Le Manuel des Procédures de l’organisation fixe les procédures Administratives, Financières et Comptables de CSPEEDA. Il est un instrument d’organisation de travail qui :  

• Décrit les tâches et opérations à réaliser au niveau des postes de travail pour que leurs titulaires exercent correctement les activités et tâches qui leur sont confiées ;
• Formalise les modes opératoires à suivre dans chaque cas de figure, pour permettre aux personnels d’agir de façon sûre et rapide devant chaque situation ;
• Traduit en termes clairs les règles et les instructions relatives à un processus de travail ou d’activité donné.

Le manuel de  procédures joue plusieurs rôles et poursuit plusieurs objectifs parmi lesquels on peut citer : 

• C’est un référentiel de communication : par sa conception, il permet à chaque intervenant ou opérateur d’agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités des opérateurs précédents et suivants selon des normes et des procédures comprises et acceptées par tous;
• C’est un référentiel de formation : il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction et qui peuvent ainsi, aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d’un support écrit pour l’exécution de leurs tâches quotidiennes ;
• C’est un référentiel de gestion : il permet d’avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion de l’organisation et de la totalité des composantes élémentaires de son système d’information. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l’échelon le plus bas de l’organigramme de CSPEEDA
• C’est un référentiel de contrôle : il aide dans le diagnostic, l’analyse de l’existant et de l’évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion. L’application des instructions du Directeur exécutif (DE) et le respect, pour chaque opérateur, de sa responsabilité de contrôle et d’exécution des tâches qui lui sont dévolues, seront ainsi plus aisés aussi bien pour les organismes de contrôle interne qu’externe ;

• C’est un référentiel d’information : il permet aux différents responsables de la structure d’analyser tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d’interpeller, au besoin, tout opérateur sur les tâches ou contrôles qu’il a eu à effectuer.

Les objectifs du manuel sont :

• Sensibiliser sur la vision et la mission de l’Organisation ;
• Fournir une standarisation des procédures des apérations quotidiennes ;
• Aider dans la formalisation de son fonctionnement ;
• Clarifier les rôles et responsabilités de son personnel ;
• Fournir un guide pour les postes de travail ;
• Décrire et fournir des outils de gestion ; ü Former les utilisateurs.

Tout le personnel de CSPEEDA selon les attributions de chacun doit être formé sur les contenus de ce manuel.

II.      PRESENTATION DE CSPEEDA

Le Centre Sahélien de Prestations d’Etudes, d’Ecodéveloppement et de Démocratie Appliquée (CSPEEDA) a été créé par le récépissé n°72/CNA du 30 septembre 2002 et érigé en organisation non gouvernementale sous le numéro 01943 du 27 mai 2004 par le Ministère de l’Administration Territoriale, modifié sous le numéro 0726/01943 du même Ministère. Il regroupe une vingtaine de jeunes de divers profils (Agronome, Médecin nutritionniste, Juriste, Gestionnaire, Socio anthropologue, Géographe aménagiste).

II.1 Label CSPEEDA :

Un monde faim zéro

II.2 Devise :

Recherche – Amélioration – Durabilité

II.3 Zone d’intervention 

Le CSPEEDA intervient au Sahel occidental Malien et peut s’étendre au besoin sur l’étendue du territoire national. Les interventions actuelles ont concerné les cercles de : Banamba, Kayes Kolokani, Kita, Mopti, Nara et Nioro du sahel.

II.4 Vision et objectifs :

« Contribuer à l’amélioration des conditions de vie des populations sahéliennes pour un bienêtre social avec une attention particulière portée sur des groupes vulnérables en situation difficile notamment les femmes et les enfants ».

II.5 Moyens et Stratégies opérationnelles :

• Approche participative avec responsabilisation des acteurs à la pérennisation des actions.
• Transparence dans la gestion avec implication de tous les acteurs concernés

Composante et activités :

Pour atteindre ses objectifs, quatre composantes qui font apparaître les activités menées par le

CSPEEDA. Il s’agit de :

1. Sécurité alimentaire et nutritionnelle :

• Aménagements des eaux de surface : construction de micro barrage, protection des bas-fonds contre l’ensablement, surcreusement des mares
• Restauration des terres dégradées
• Alimentation scolaire
• Récupération des enfants malnutris
• Création et accompagnement des coopératives maraîchéres autour des petits périmètres.

2. Décentralisation et         Renforcement           organisatonnel          des             organisations communautaires

Mise en œuvre du PNACT II : l’élaboration et l’accompagnement des collectivités décentralisées dans mise en œuvre des Plans développements communaux, la gestion des programmes d’appui et l’intermédiation entre collectivités et partenaires techniques et financiers et la gestion ressources naturelles.

3. Environnement :

Formation des pépiniéistes villageois, appuis en semences, pots,  reboissement             champêtres, réalistion des pare feu et accompagnement  pour la formalisation des conventions locales.

4. Hydraulique –Hygiène –Assainissement :

• La réalisation d’infrastructures d’assainissement
• Réalisation de puits à grand diamètre
• Etude et réalisation des petits aménagements hydro agricole.
• Renforcement des capacités locales pour la promotion de l’hygiène individuelle et collective.

II.6 Instances de décision : 

L’assemblée générale, le conseil d’administration

II.7 Organe d’exécution : 

Le mandataire gestionnaire. 

II.8 Dispositif de vérification : 

La direction exécutive

II.9 Organigramme de CSPEEDA : 

III.      ORGANISATION DE CSPEEDA

III.1 Rôle des organes : 

III.1.1 Rôle de l’assemblée générale :  

C’est la plus haute instance de l’association. Elle se réunit une fois par an en session extraordinaire sur convocation du Conseil d’administration ou à la demande des 2/3 des membres. Elle est seule compétente pour : 

• Approuver et modifier les Statuts et le Règlement intérieur ;
• Se prononcer sur la dissolution de l’association ;
• Entériner les programmes et projet de développement ;
• Adopter le budget ;
• Fixer et modifier le taux des cotisations et les droits d’inscriptions ;  Révoquer la totalité ou une partie d’un organe quelconque de l’Association ;  Prononcer les sanctions.

Les décisions de l’assemblée Générale sont prises à la majorité simple de ses membres présents. Le vote se fait par bulletin secret. En cas de partage de voix, celle du président du Conseil d’administration est prépondérante. 

Le quorum pour les délibérations est de 2/3 pour les assemblées ordinaires et la majorité simple pour les assemblées extraordinaires.

III.1.2 Rôle du conseil d’administration (CA) : 

Le CSPEEDA est administré par un Conseil d’administration de neuf (09) membres. Il se compose de :  

• Un (e) Président(e)
• Un (e) Secrétaire Administratif (e) et financier (e) ;
• Un (e) secrétaire aux relations extérieures et à la communication.
• Six (6) membres

Le conseil d’administration est l’organe chargé de la mise en œuvre du programme d’activités de toutes les tâches arrêtées par l’assemblée générale à laquelle il rend compte. Il est dirigé par un président.

Il est à noter que la simple qualité de membre du Conseil d’administration ne donne pas droit à une rémunération. Cependant si un membre du conseil d’administration est utilisé à temps plein au service de l’Association, une rémunération lui est donnée conformément aux prévisions budgétaires disponibles. La durée du mandat des membres du conseil

d’administration est de deux ans (2) ans renouvelables.  

III.1.3 Rôle de la Direction exécutive 

Elle est le directoire réel du CSPEEDA, car elle se compose du personnel permanent chargé d’exécuter les directives et instructions du Conseil d’Administration.

Elle est dirigée par un Mandataire Gestionnaire.

Le personnel est composé d’un (e) Administrateur, des coordinateurs de programmes, d’un chargé de contrôle interne/Audit, d’un (e) chargé à la chaine d’approvisionnement (achat), d’un (e) responsable des ressources humaines, d’un (e) comptable Gestionnaire, d’un (e) chargé à la communication, d’un (e) responsable de la logistique, un (e) Secrétaire, des animateurs, des chauffeurs, gardien/Planton, un coursier.

III.1.4 DESCRIPTION DE POSTE :

Le Mandataire Gestionnaire de l’ONG :

Il est le Responsable principal de la Direction exécutive. A ce titre il est chargé d’exécuter les activités de l’association sur délégation du Conseil d’Administration.

• Il veille au bon fonctionnement de l’ONG ;
• Il gère les ressources humaines et les ressources matérielles de l’association ;
• Il participe au recrutement et aux procédures de licenciement du personnel permanent ou temporaire à chaque fois que la nécessité s’impose.
• Il représente l’association en justice et dans tous les actes de la vie civile notamment auprès des partenaires nationaux, des instances gouvernementales etc.
• Il prend contact avec les partenaires financiers dans le cadre de la recherche de financement de projets et également dans la recherche de subvention pour la marche effective de l’ONG CSPEEDA ;
• Il convoque et anime les réunions de la structure et les journées de réflexion ;
• Il Participe aux planifications des projets ;
• Il signe les actes et conventions engageant l’organisation ;
• Il finalise les rapports d’activités de l’association et les documents de projets.

Il peut, sous sa responsabilité, déléguer ses pouvoirs à son intérimaire ou à tout autre membre de la direction. 

Chargé du contrôle interne / Audit :  

Le contrôleur interne est chargé :

• D’assurer la régularité, la sincérité et la fiabilité des comptes des livres par rapport à la législation, aux procédures et règlementation et au manuel des normes, politiques et procédures des caisses, le plus souvent dans le cadre de missions ponctuelles successives.
• Il étudie les pièces comptables, réalise des enquêtes directement auprès des Projets, du Bureau et des collaborateurs, formule des remarques et des suggestions sur les questions en relation avec la fourniture de matériels et de services, les questions concernant le personnel et celles relatives à la régularité et à la conformité de la comptabilité de projet, les comptes et les documents vérifiés, principalement dans des rapports.
• Il élabore le planning des contrôles avec sa direction, il intervient sur les analyses comptables, la préparation de documents nécessaires à l’audit interne et externe, la réalisation des clôtures mensuelles comptables.
• Avec un réel souci d’expertise et de rigueur, il vérifie le respect des procédures en vigueur ainsi que l’existence et la qualité des contrôles de premier niveau effectués par l’entité contrôlée

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

1. Responsabilités spécifiques :
   • Réaliser des missions de contrôle interne ;
   • Identifier les problèmes et lacunes de la procédure du contrôle financier ;
   • Proposer des procédures et des outils de suivi de l’application des procédures de contrôle mise en place ;
   • Mettre à jour régulièrement le manuel de procédures internes ;
   • Vérifier l’application des procédures internes.
   • Viser l’amélioration des dossiers de contrôle interne et proposer des changements dans le but d’efficience.
   • Participer, sur demande de son/sa supérieur/e, à la révision périodique des procédures et des normes en matière de contrôle interne.
2. Revue du contrôle interne

Afin de déterminer le niveau de détail et d’analyse nécessaire à la réalisation de la mission :

• Analyser l’organisation, le fonctionnement des services, les schémas de circulation des documents financiers, comptables et juridiques.
• Revoir les procédures, vérifier leur application (entretiens avec les collaborateurs concernés, tests matérialisés), apprécier leur efficacité.
• Établir les conclusions en termes de risques proportionnels à l’importance des contrôles internes

3.     Réalisation des contrôles internes des Projets / Programme et du Bureau

• Vérifier la régularité des états financiers, leur conformité et sincérité (correspondent- ils à la réalité matérialisée des transactions réalisées ; existe-t-il des anomalies significatives, de nature juridique, fiscale, organisationnelle).
• Examiner par sondage les données contenues dans ces comptes.
• Vérifier l’efficacité et la rentabilité de l’activité de l’entreprise, y compris la protection des éléments de son patrimoine.
• Vérifier la régularité des différents dossiers achats, logistique, contrats, Ressources humaines en conformité avec le guide du contrôle interne et les dispositions légales déterminantes pour la structure.

L’administrateur principal :

• Il établit les contrats de travail ou de prestations
• Il fait le suivi des dossiers du personnel à l’INPS
• Il définit le planning des congés, permissions ou absence
• Il assure la gestion du personnel
• Il définit un plan de carrière pour le personnel
• Il participe à l’évaluation du personnel
• Il représente l’association en justice et dans tous les actes de la vie civile notamment auprès des partenaires nationaux, des instances gouvernementales, etc.

Chargé de la finance / comptabilité :

Pour construire une entreprise solide et compétitive dans le temps, le service financier est l’élément incontournable. En effet, la fonction financière a la lourde responsabilité de maintenir saine la santé financière de l’ONG. Ce service s’assure de ce que la société réalise un bon investissement en prévenant les risques de pertes possibles. Un service financier défaillant pourrait alors conduire financièrement une entreprise à la faillite. Il est habilité à veiller à ce qu’une entreprise respecte les directives convenables afin de ne pas enfreindre la loi. Le service financier établit également le bilan d’une entreprise et met en place au besoin une nouvelle politique financière adéquate.

Les Coordinateurs de programmes :  

• Ils (elles) relèvent directement du Mandataire Gestionnaire ;
• Ils (elles) Participent à l’élaboration des documents de projets à soumettre aux partenaires financiers.
• Ils (elles) participent à l’élaboration des rapports
• Ils (elles) Coordonnent les activités de l’équipe de terrain.
• Ils (elles) Proposent des plans de formations
• Ils (elles) Assurent le suivi et la rédaction des différents rapports.
• Ils (elles) Participent à l’élaboration du budget.

Chargé de Suivi et Evaluation _:

Le Chargé de Suivi et Évaluation se charge de développer et de coordonner le système de suivi- évaluation des plans, projets et programmes du réseau en collaboration avec sa hiérarchie et ses autres collaborateurs.

Le chargé de suivi et évaluation assiste techniquement le/la Chargé(e) de Programmes dans ses tâches, il est appuyé dans ses fonctions par les Coordonnateurs régionaux et les Superviseurs placés sous sa supervision.

Le chargé de suivi évaluation du programme est responsable de l’élaboration du plan de suivi évaluation et son intégration dans le cadre logique, la mise en place d’une base de données actualisée, la rédaction des plans de travail annuel, des rapports trimestriels, du journal des risques et cahiers de problèmes ainsi que la rédaction des rapports des revues mi annuelles et annuelles.

Le Chargé de suivi évaluation rédigera les documents suivants : (Plan de suivi évaluation élaboré et intégré dans le cadre logique, Base de données mise en place et actualisée (fréquence de 15 jours), Drafts des rapports trimestriels, journal des risques et cahier des problèmes, Rapports des revues mi-annuelles et annuelles).

Le Chargé de suivi évaluation doit donc diriger un cadre transparent et participatif pour la formulation d’une stratégie de suivi-évaluation et identifier des indicateurs de performance pertinents

Responsable de la communication :

Œuvre pour développer la notoriété de l’ONG CSPEEDA et promouvoir ses campagnes et ses évènements. Il/elle met en application la politique de communication de l’ONG CSPEEDA et peut coordonner une équipe de plusieurs Chargés de communication, d’un Community manager et d’un graphiste. Il/elle travaille en étroite relation avec la Direction et les éventuels Responsables de campagnes.

Le/la Responsable de la communication élabore le message à transmettre et les différentes actions de communication, en cohérence avec la stratégie de l’ONG CSPEEDA et les objectifs visés. Il/elle joue le rôle d’interface entre l’ONG CSPEEDA et ses différents interlocuteurs.

La communication peut s’adresser à des publics variés, notamment :

• Les médias
• Les décideurs (élus, ministres…)
• Le grand public
• Les adhérents/donateurs
• Les partenaires
• Les salariés (dans le cadre de la communication interne)

Selon le budget qui lui est alloué, il/elle peut utiliser différents supports, en particulier :

• Les réseaux sociaux
• L’emailing
• Les brochures, dépliants et flyers
• Les vidéos
• La location d’espaces publicitaires
• L’organisation de conférences de presse

Le/la Responsable de la communication développe avec soin un réseau de partenaires, composé notamment de journalistes, qui lui permettront de relayer efficacement ses communications. Il/elle veille également à assurer la visibilité de l’ONG CSPEEDA lors d’évènements d’importance.

Il/elle réalise le suivi des différentes campagnes de communication (coût, impact…) et rend compte des résultats auprès de la Direction.

La Secrétaire Comptable :

• Gère la trésorerie :
  • Veille à l’approvisionnement régulier des comptes bancaires
  • Effectue les rapprochements bancaires mensuels
  • Veille à la tenue à jour de la comptabilité
  • Effectue les travaux d’inventaire comptable
  • Prépare les états financiers pour l’audit
• Collabore avec les missions de supervision et d’audit
• Gère l’emploi du temps du coordinateur
• Accueille les visiteurs
• Enregistre le courrier arrivée et départ (correspondances, factures et autres
• Dactylographier et expédier le courrier départ
• Préparer des ordres de mission
• Rédiger des comptes rendus de réunion
• Classer les documents administratifs Responsable des achats / Logistique :

Le/la responsable des achats définit la politique d’achat de l’ONG CSPEEDA dans le cadre d’un budget défini, met en œuvre les moyens nécessaires et anime une équipe d’acheteurs.

Définition de la stratégie achats :

• Assurer une veille économique et technologique pour se tenir informé des évolutions du marché.
• Appréhender la stratégie générale de l’entreprise et les objectifs définis par le directeur et mettre en œuvre la politique d’achat de l’ONG en termes de coûts, de qualité et de volume.
• Définir les procédures d’achats pour la famille d’achats dont il est responsable.
• Rechercher les sources de réduction des coûts et développer des programmes de réduction des coûts.

Management d’une équipe d’acheteurs

• Animer et coordonner les activités d’une équipe d’acheteurs, éventuellement spécialisés dans différentes familles d’achats.
• Planifier et répartir les activités des acheteurs en veillant au bon dimensionnement des équipes en fonction des objectifs de volume, de qualité et de coûts définis par le directeur des achats et la direction générale de l’entreprise.

Négociation

• Assurer le suivi des dossiers de négociation/appels d’offres en cours.
• Intervenir en appui aux acheteurs sur des appels d’offres ou des négociations particulièrement difficiles et/ou stratégiques.
• Prendre directement en charge l’intégralité des négociations pour certaines familles de produits ou de services particulièrement importantes.
• Intervenir en fin de négociation sur les phases de finalisation ou de choix final d’un fournisseur lors des réponses aux appels d’offres.
• Négocier des accords-cadres avec les fournisseurs ou les prestataires.
• Rédiger ou valider, avec l’aide du département juridique, les contrats et les accordscadres.

Supervision du sourcing (approvisionnement) et évaluation du panel fournisseurs

• Veiller à l’optimisation du sourcing achats par un audit permanent du panel fournisseurs, en fonction des objectifs fixés par l’ONG CSPEEDA.
• Étudier et définir le programme de référencement des fournisseurs.
• Mettre en place, le cas échéant, un système de rating (classement) et établir une cartographie de la base fournisseurs.
• Superviser la gestion de la base de données fournisseurs.
• Mettre en place des projets d’automatisation des appels d’offres ainsi que leur traitement contractuel (e-sourcing).
• Intégrer l’ensemble de ces actions dans le cadre d’un projet global de gestion des relations fournisseurs (SRM ou Suppliers Relationship Management).
• S’assurer de la bonne réalisation des conditions contractuelles négociées et arbitrer sur les litiges éventuels.
• Intervenir en cas de litige grave avec les fournisseurs et/ou de non-respect des conditions d’intervention, avec l’appui du département juridique de l’entreprise. Les animateurs :

Ils (elles) relèvent directement des coordinateurs des programmes

• Ils (elles) forment les bénéficiaires des collectivités locales encadrées aux techniques appropriées s’inscrivant dans le cadre du projet ;
• Ils (elles) assistent et conseillent les collectivités dans leurs tâches quotidiennes pour leur développement ;
• Ils (elles) assurent le contact entre l’ONG et les villages sous encadrement.
• Ils (elles) exécutent toutes autres tâches que le Coordinateur pourrait leur demander.

Les Chauffeurs :

• Ils veillent au bon fonctionnement des véhicules
• Ils veillent à maintenir les véhicules propres

– Ils mettent à jour le carnet de bord

• Ils suivent les opérations d’entretien général des véhicules
• Ils suivent les opérations de réparation des véhicules
• Ils vérifient et informent l’Administrateur des échéances des documents d’assurance et des dates de révision des véhicules.

Les Gardiens/Planton :

• Ils veillent à la sécurité des biens et du personnel de l’ONG au sein des locaux du siège
• Ils contrôlent les entrées et sorties des bureaux
• Ils accueillent les visiteurs et les orienter vers les services de secrétariat
• Ils s’assurent que tous les bureaux sont fermés en l’absence de leurs occupants
• Ils font le courrier
• Ils font les petites commissions

Coursier :

Le coursier est chargé de livrer les colis, objets, courriers, à des destinataires et dans un délai déterminé, en général dans la journée, le plus souvent en milieu urbain et péri-urbain. Le respect des délais est un critère exigé. Il se déplace à pied, en vélo, 2 roues motorisé, ou autre moyen de déplacement dans un périmètre circonscrit, Il peut être amené à traiter sa tournée en fonction de l’urgence, de la fragilité, du poids et de la valeur des produits. Il travaille pour le

compte de l’ONG CSPEEDA.

III.2 Activité de l’Organisation

III.2.1 Sécurité alimentaire et nutritionnelle : 

• Aménagements des eaux de surface : construction de micro barrage, protection des bas-fonds contre l’ensablement, surcreusement des mares
• Restauration des terres dégradées
• Alimentation scolaire
• Récupération des enfants malnutris
• Création et accompagnement des coopératives maraîchéres autour des petits périmètres.

III.2.2 Décentralisation et Renforcement organisationnel des organisations communautaires

Mise en œuvre des programmes d’appui : l’élaboration et l’accompagnement des collectivités décentralisées dans mise en œuvre des Plans développement communaux, la gestion des programmes d’appui et l’intermédiation entre collectivités et partenaires techniques et financiers et la gestion ressources naturelles.

III.2.3 Environnement 

Formation des pépiniéistes villageois, appuis en semences, pots,  reboissement             champêtres, réalistion des pare feu et accompagnement  pour la formalisation des conventions locales.

III.2.4 Hydraulique-Hygiène-Assainissement

• La réalisation d’infrastructures d’assainissement
• Réalisation de puits à grand diamètre
• Etude et réalisation des petits aménagements hydro agricole.
• Renforcement des capacités locales pour la promotion de l’hygiène individuelle et collective.

III.3 Suivi et Evaluation

La mise en place d’un système de suivi et évaluation est essentielle pour maximiser les résultats des activités initiées par l’ONG CSPEEDA et réaliser ses objectifs de façon efficace. Le développement et la maintenance d’un tel système doivent permettre d’évaluer régulièrement les points faibles des activités de l’Organisation, afin de tirer toutes les leçons des expériences vécues et d’améliorer les performances futures. Autrement dit, ce système permet à l’organisation de corriger à tous les niveaux, les écarts observés entre les prévisions et les réalisations dans l’exécution des activités afin de garantir l’atteinte des objectifs de l’Organisation. 

Le suivi-évaluation est donc conçu comme un instrument de gestion de l’ONG CSPEEDA. Il fournit les informations nécessaires au pilotage et à l’exécution des programmes sur la base des données de la planification, en assurant la transparence. 

III.3.1 Les bases du système de suivi-évaluation

Le système est basé sur tous les documents et informations relatifs : 

• Aux manuels de procédures ;
• Au plan opérationnel ;
• Au plan de travail par Département ;

Aux fiches de programmation, de planification, rapports de mission etc_.

III.3.2 Les champs de suivi-évaluation

Le suivi-évaluation s’opère à trois niveaux : 

• Performance du management de l’ONG CSPEEDA, indépendamment de son mandat : Répartition des responsabilités, organisation du travail, gestion du personnel, gestion comptable et financière, gestion administrative, compétence et performance du personnel, relations publiques etc.
• Performance de l’Organisation dans l’exécution des activités inhérentes à son but : collaboration avec les groupes cibles, identification de projets, élaboration des dossiers de projets, information et communication, suivi des groupes cibles, suivi des projets, capacités de répondre aux demandes des bénéficiaires, appui technique et financier aux Organisations plus jeunes et moins organiques.
• Impact des activités réalisées par l’Organisation : utilisation des infrastructures Réhabilitées ou construites, application de nouvelles compétences acquises, ouverture à la solidarité communautaire, amélioration des conditions de vie des groupes cibles.

III.3.3 Responsabilité du suivi-évaluation

Le premier niveau relève de la responsabilité du Directeur exécutif. Les 2ème et 3^ème niveau relèvent de la responsabilité du Chargé de Suivi et du Chargé de Programme qui seront appuyés par les responsables de coordination et des animateurs.  

Les séances d’auto-évaluation sont préparées et effectuées sous la Direction du 

Directeur exécutif, du Chargé de suivi, du Chargé de Programme, et des 

Responsables de Programme. Les études d’impacts et les évaluations à mi-parcours sont préparées par les chargés de suivi et de programme. 

III.3.4 Le suivi sur la base d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs

La nécessité de coordonner les activités des départements avec les partenaires est le souci de transparence imposent que le système de suivi et évaluation soit en même temps un outil de pilotage et un instrument viable de communication. Des indicateurs quantitatifs préalablement définis permettent de synthétiser l’information et de mettre en évidence les écarts par rapport aux prévisions initiales. L’exercice doit permettre d’obtenir :

• Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon des critères financiers (taux d’exécution budgétaire, tranche décaissée et à décaisser) ;
• Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon des critères techniques (traitement du dossier, phase d’exécution du projet) ;
• Des indicateurs de performance décrivant l’écart entre la réalisation de l’activité et les objectifs initialement définis.

Les indicateurs quantitatifs doivent être complétés par les indicateurs qualitatifs avec les partenaires afin de cerner les aspects qui demandent une approche plus sensible et nuancée 

(Relation avec bénéficiaires, qualité du plan d’opération, degré d’appropriation de la microréalisation, fonctionnement des comités de gestion et de suivi etc.). 

III.3.5 Méthodes de suivi

A l’ONG CSPEEDA, on distingue les méthodes suivantes : 

• La réunion : elle est un cadre de partage d’informations, de mise en commun, de partage de décision, de compte rendu, de planification d’activités. Elle est hebdomadaire et mensuelle. Toutefois des réunions extraordinaires peuvent être initiées par le coordinateur de programme ;
• L’observation directe : elle est souvent faite sous forme de visite. Elle est utilisée soit pour observer des réalisations, soit des activités spécifiques.
• L’exploitation des rapports d’activités, des fiches de programmation de suivi et de mission et le livre journal de l’ONG etc.

III.3.6 Les rapports 

Chaque trois mois, des rapports d’activités de chaque programme doivent être élaborés et adressés au coordinateur de programme et aux partenaires. Ces rapports sont rédigés par les animateurs-formateurs, les chargés de programmes et de suivi. Les rapports de mission sont élaborés dès mission terminée. En effet, dans le cadre des missions, les 25% des frais ne sont remboursés qu’après dépôt du rapport.  

III.3.7 Evaluation

Chaque semestre, l’ONG CSPEEDA organise une auto-évaluation administrative et financière. A la fin de chaque exercice, L’ONG commandite un audit externe pour l’appréciation de ses comptes. Chaque année, une étude d’impact des projets doit être réalisée avec ou sans les partenaires financiers. Cette évaluation doit permettre de déterminer les changements au niveau :

• De l’utilisation des infrastructures construites ou réhabilitées ;
• Des compétences des communautés à la suite de la réalisation de microprojets (dans la gestion et l’entretien).

A la fin des réalisations (infrastructures, formations, promotion des activités génératrices de revenus), une évaluation doit être organisée avec tous les intervenants pour tirer des leçons de l’expérience. IV.      Relation avec les partenaires 

IV.1 Relation avec les bénéficiaires

L’Organisation CSPEEDA est un outil de développement et d’autopromotion communautaire.

A cet effet, elle doit toujours veiller à jouer un rôle d’éveilleur, d’inducteur et d’accompagnateur en vue d’un développement humain durable. En aucun cas, l’Organisation CSPEEDA ne doit prendre la place, ni jouer le rôle des communautés à la base. Pour ce faire, CSPEEDA doit toujours utiliser des techniques et méthodes participatives dans une vision d’implication maximale des véritables concernés pour éviter de pérenniser sa présence dans ses milieux d’intervention.

IV.2 Relation avec les partenaires financiers et techniques

CSPEEDA doit veiller à développer son identité personnelle. Elle doit identifier, concevoir et élaborer des programmes propres qui tiennent bon compte de sa vision, sa mission, son but et ses objectifs et négocier des partenaires en fonction de ses programmes de base. 

CSPEEDA doit entretenir des relations assez professionnelles avec ses partenaires selon les normes administratives requises.

IV.3 Relation avec l’administration publique 

L’Organisation CSPEEDA doit respecter les politiques générales et sectorielles du gouvernement. CSPEEDA doit apporter sa contribution à l’élaboration des politiques générales et sectorielles relatives à ses domaines de compétence. Sur le terrain, CSPEEDA doit entretenir de bonnes relations de collaboration avec toutes les structures publiques décentralisées. 

V.GESTION ADMINISTRATIVE

V.1 Gestion du personnel 

V.1.1 Cadre institutionnel

Le cadre juridique pour la gestion du personnel et pour les relations de travail est le droit du travail sauf s’il y a des dispositions légales statutaires ou des dispositions découlant d’une convention de travail contraire ; 

Le contrat de travail est une condition sine qua non à l’embauche d’un employé. Il doit être aussi précis que possible. La durée est d’un an ou moins renouvelable ; 

L’Administrateur principal, les comptables, le responsable des ressources humaines et le coordonnateur de programme, assurent les tâches de gestion du personnel de CSPEEDA  

V.1.2 Recrutement

Le recrutement à CSPEEDA doit se faire par un test conduit par un jury présidé par l’Administrateur.

Le recrutement se fait selon les dispositions des conventions collectives (cccf).

Le personnel du CSPEEDA a un statut de contractuel. Il peut être muté partout , sur le territoire national dans le cadre de ces activités, aussi ce personnel recruté peut être redéployer au sein des projets nouvellement acquit. 

Pour chaque poste à pourvoir, un profil détaillé doit être défini pour orienter les candidats et les organes chargés de la sélection.

V.1.3 Droit et devoir du personnel 

V.1.3.1 Rémunération et Avantage : 

La rémunération doit être fixée et comparable aux traitements dans des Institutions similaires ;  La fixation de la rémunération doit rendre possible l’augmentation annuelle liée à la performance. 

Les avantages les plus importants à garantir sont : 

La protection sociale ; 

Les moyens adéquats du travail ;  Un cadre agréable de travail.

V.1.3.2 Formations : 

La formation du personnel est une exigence à l’Organisation. Elle vise l’amélioration des compétences des cadres. Elle doit être encouragée et soutenue par l’Organisation. 

La formation est essentiellement de courte durée et peut se faire même à l’extérieur du pays.

L’Organisation doit avoir un plan de formation pour son personnel cadre. 

Chaque année, l’Organisation doit accorder une attention particulière à l’élaboration d’un budget.

V.1.3.3 Les obligations : 

Le personnel doit accomplir les tâches à lui confiées avec efficacité, conscience, responsabilité et abnégation ;  

L’évaluation des employés doit être corrective mais pas répressive

Cependant, le dispositif des sanctions doit être mis en place et appliqué au besoin. La convention collective du travail du personnel aménage ce système de sanctions et précise les modalités de son application.

V.1.3.4 Politique salarial : 

La présente politique porte sur les catégories professionnelles, la grille des salaires applicables au personnel ; la nature des primes, les indemnités et avantages à allouer au personnel.

V.1.4 Les catégories professionnelles 

Le Staff de CSPEEDA comprend : 

• Bénévoles ;
• Contractuels ;
• Employés

V.1.5 Promotion : 

La promotion consiste en un passage d’une catégorie ou échelle inférieure à une catégorie ou échelle supérieure. Elle peut intervenir : 

• À l’issue d’une formation professionnelle qui améliore significativement les compétences et aptitudes du personnel et utiles à l’organisation ;
• Au choix du Directeur exécutif sur proposition des chefs hiérarchiques en fonction de l’ancienneté et des notes annuelles du personnel ;

V.1.6 Absence : 

Pour les autorisations d’absence, il sera fait référence à la convention collective interprofessionnel, en ce qui concerne le nombre de jours a accordé au travailleur a l’occasion des événements familiaux tels que :  

• Décès du conjoint, père, de la mère ou d’un enfant du travailleur (3 jours)
• Mariage du travailleur (3 jours)
• Mariage d’un enfant, d’un frère, d’une sœur (2 jours)
• Naissance au foyer (3 jours)

Ces autorisations d’absences ci-dessus sont automatiques et prescrites dans les 30 jours. Elles sont accordées au travailleur sans retenu sur salaire ou sans déduction du congé annuel dans une limite de 10 jours.  

En dehors des cas ci-dessus énumérés, des autorisations d’absence peuvent être accordées au travailleur pour convenance personnelle dans la limite de 10 jours et déductibles des congés annuels de l’agent.  

Dans le cas d’une absence sans autorisation préalable, il sera procédé à une réduction proportionnelle de son salaire et de son congé annuel. 

Toute absence non autorisée entraine systématiquement des sanctions disciplinaires.

Les autorisations d’absence sont accordées par le responsable hiérarchique. Les absences de plus de trois jours non prévus par la convention collective doivent être approuvées par le Directeur exécutif. Toutes les demandes d’absence doivent être visées par le responsable des ressources humaines qui conserve l’original dans le dossier de l’intéressé pour d’éventuels traitements.

V.1.7 Congé : 

V.1.7.1 Congés de maternité : 

En dehors du congé annuel, la femme salariée en état de grossesse bénéficie d’un congé de maternité d’une durée de 14 semaines dont 6 avant l’accouchement.  

  V.1.8 Congés maladie : 

Pour obtenir un congé maladie ou un renouvellement de congé maladie, la personne doit produire un certificat médical délivré par un médecin agréé.

V.1.8.1 Congé pour convenance personnelle : 

Les congés pour convenance personnelle sont à titre exceptionnel en cas de nécessité ou de force majeur sans solde. 

V.1.9 Rupture du contrat de travail : 

Les ruptures des contrats de travail entre CSPEEDA et personnel peut intervenir l’une des causes ci-après : 

• L’expiration du contrat ;
• La résiliation ;
• La démission ou l’abandon de poste de l’agent ;
• Le licenciement ;
• Le décès de l’agent.

V.1.9.1 Expiration du contrat : 

Les contrats à durée déterminée prennent fin a l’arrivé du terme convenu au moment de la conclusion ? 

Le recrutement et la gestion des contrats de travail du personnel doivent respecter les dispositions prévues dans les conventions de financement. V.1.9.2 La résiliation : 

La résiliation d’un contrat peut intervenir pour des raisons diverses par exemple au cours de la période d’essai ou en cas de faute lourde, en cas de compétence avérée ou en cas de décès de l’employé.

Sauf en cas de décès de l’employé, la partie qui pend l’initiative de la rupture, doit aviser le cocontractant par une lettre précisant les motifs de rupture et conformément aux clauses de la résiliation du contrat. 

En tout état de cause, l’agent ne sera libre de tout engagement vis -à -vis de CSPEEDA qu’au moment où il lui sera remis son certificat de travail et un reçu pour solde de tout compte. 

V.1.9.3 La démission ou l’abandon de poste : 

Toute absence non justifiée d’une durée supérieure à 10 jours est assimilée à un abandon de poste. La personne a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l’obligation du préavis.

Lorsqu’une personne démission de son emploi sans respect du préavis, ou abandonne son poste de travail. CSPEEDA se réclame à l’intéressé l’indemnité compensatrice de préavis, ou de l’assigner en justice pour réparation du préjudice qui résulterait de cette démission ou de cet abandon de poste 

V.1.9.4 Licenciement : 

Les droits de licenciement pour les contractuels seront calculés conformément aux dispositions de la convention collective interprofessionnelle, lorsque le licenciement est du fait de CSPEEDA

V.1.9.5 Décès de l’employé : 

En cas de décès d’un employé, le salaire de présence, et les indemnités de toutes natures acquises à la date du décès reviennent de plein droit à ses héritiers.

V.1.10 Salaire : 

• La procédure est mise en œuvre dès le 20 du mois par le responsable des finances
• Le personnel de CSPEEDA sont classés suivant leur emploie et qualification. Le salaire de chaque personne est déterminé en fonction de l’emploi qui lui est attribué au sein de CSPEEDA.
• Les salaires sont payés à la fin du mois. Le paiement est constaté par un bulletin individuel de paye, qui est rédigé de manière à faire apparaitre clairement les différents éléments de la rémunération, la catégorie professionnelle, la nature exacte de l’emploi occupe.
• La rémunération est versée soit en espèce, soit par chèque, soit par virement bancaire
• Lorsqu’une personne en exprime le besoin, un acompte de quinzaine représentant le tiers de la rémunération du mois précédent peut lui être accordé. Le paiement du salaire tient compte de l’avance perçue.
• Les heures supplémentaires sont celles accomplies au-delà de la durée légale de travail ou de durée considérée comme équivalente. Elles donnent lieu à une majoration de salaire uniquement pour le personnel d’appui et de soutien (secrétaires, chauffeurs). Le personnel de l’administration de CSPEEDA ne saurait prétendre à la rémunération des heures supplémentaires

Liste des opérations :

1. Préparation de la paye
2. Calcul et édition des bulletins
3. Contrôle des états de paye
4. Comptabilisation de la paye
5. Etablissement des chèques ou ordre de virement 6. Remise des chèques ou dépôt des ordres de virement
6. Paiement des salaires en espèces.

V.1.11 Mission : 

V.1.11.1 Mission (départ) :

Les ordres de mission du personnel de CSPEEDA sont signés par l’Administrateur et ceux de l’administrateur par le Directeur exécutif.

Les missions doivent être initiées au moins deux semaines avant la date du départ fixée.

Les frais de mission comprennent : 

• Le per diem ;
• Le carburant nécessaire pour effectuer la mission.

Les missions ci- après ne donnent pas droit au paiement de frais :

• Les sorties ou tournées des agents dans leurs zones habituelles ;
• Toutes sorties dans une nouvelle zone située à moins de 10 km de la base ou du siège. Les frais de mission, fixés comme il suit, ne sont payés que lorsque les budgets des projets le permettent :

Mission à l’intérieur :

• 20 000 Fcfa par jour pour le personnel cadre (Directeur, Coordinateurs) ;
• 10 000 Fcfa par jour pour le personnel d’appui (Animateurs, Conseillers,).

Mission à l’extérieur :

• 30 000 Fcfa par jour pour le personnel cadre ;
• 20 000 Fcfa par jour pour le personnel d’appui.

Ces frais ne tiennent compte ni du déplacement (voyage aller-retour) ni du logement dont les coûts sont à déterminer au cas par cas en fonction du pays et de la ville d’accueil.

Dans le même ordre d’idée, ces frais ne sont exigibles que lorsqu’aucune autre prise en charge relative à la mission n’est prévue. 

Pour les missions les per diem sont évalués et payés à 100 % au départ.

La quantité du carburant est fonction de la distance à parcourir et la consommation du véhicule. La totalité du carburant est fourni à la personne responsable par chèque ou espèce à justifier par des factures/reçus des stations de vente de produits pétroliers.

Liste des opérations :

1. Préparation de l’ordre de mission ;
2. Signature de l’Administrateur/Directeur exécutif ;
3. Vérification du comptable ;
4. Fourniture du carburant ;
5. Etablissement de la fiche de per diem ;
6. Paiement des frais de mission.

V.1.11.2 Mission (retour) : 

Au plus tard 72 heures après le retour d’une mission, le chef de mission doit rédiger un

rapport de mission qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission au bureau du Coordonnateur/Directeur Exécutif.  

Liste des opérations :

1. Rédaction du rapport de mission ; 2. Enregistrement du rapport de mission ;
2. Appréciation du rapport.

V.1.12 Evaluation du personnel :

Une fiche de notation du personnel est disponible.

Les critères de notation sont :

1. La capacité d’initiative ;
2. Les résultats obtenus par rapport aux objectifs ;
3. L’assiduité ;
4. La qualité de travail ;
5. Le respect de la hiérarchie.

Chaque critère est noté sur quatre (4) points, la note globale est donc 20 points. 

Les évaluations sont faites par trimestre. Chaque personne est évaluée par son supérieur hiérarchique sur la base des critères ci-dessus.

En fin d’année une évaluation globale sur la base des évaluations trimestrielles. 

Le coordinateur du projet/programmes prend en compte les notes de l’agent au moment de la reconduction du contrat.

V.2 GESTION DES ACHATS : 

V.2.1 Généralités : 

La fonction ACHAT exige en général qu’un service spécialisé en assure la gestion par le contact avec les fournisseurs dans le but de pouvoir aux besoins des services par des articles acquis aux meilleures conditions de qualités, délai de livraison, prix et paiement.   

Dans le cas des projets/programmes de CSPEEDA, cette fonction est attribuée au responsable logistique sous la supervision de l’administrateur qui a la responsabilité des achats et la gestion des stocks au niveau des projets / programmes. 

Pour ce faire, il doit :  

• Connaitre les besoins des différents secteurs, en temps utile.
• Trouver des fournisseurs
• Passer des commandes et suivre leur exécution

Les achats par appel d’offres se feront conformément aux directives du financeur/partenaire de financement.

V.2.2 Autres achats :  

Les besoins sont exprimés sur les demandes (D/A) émis par le personnel de CSPEEDA 

Une fois le besoin exprime et reçu. Le responsable logistique se réfère à un double fichier ; 

• Par articles indiquant les fournisseurs susceptibles de répondre aux spécifications demandées
• Par fournisseur, avec tenue à jour des prix pratiques et des relations antérieurs

Lorsqu’un fournisseur ne respecte pas ses engagements, il doit être inscrit sur une liste noire

après deux avertissements écrits. Tout fournisseur inscrit sur cette liste ne peut plus être

consulté pour les achats de CSPEEDA.

• Le choix d’un fournisseur découle de la comparaison des offres, éventuellement débattues en commission prévue à cet effet selon la valeur des biens à acquérir
• Afin d’obtenir des prix compétitifs, tout achat d’un montant supérieur ou égale à 500

USD doit faire l’objet d’une consultation d’au moins trois fournisseurs (dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs)  

• Le responsable logistique dispose d’un carnet de bons de commande (B/C) renumérotés en triple exemplaire :
• Original (à retourner par le fournisseur après la facture)
• Un duplicata (à conserver par le fournisseur)
• Source
• Le responsable logistique suit la commande jusqu’à la livraison par le fournisseur  
• Pour le suivi du délai de livraison, le responsable logistique effectue les relances écrites signes par le coordonnateur du projet / programme. En cas de retard, il prend avec le service utilisateur et le fournisseur les dispositions (livraisons fractionnées) propres a amortir les inconvénients de l’aléa.

V.2.3 Traitement des demandes d’Achat 

La procédure s’applique chaque fois qu’un secteur de CSPEEDA / PROJET / PROGRAMME initie une fiche d’expression des besoins. Elle est initiée par le responsable de service.  

Toute expression de besoin doit être satisfaite dans les délais les plus courts possibles.  

Liste des opérations  

1. Expressions des besoins
2. Traitement de la D/A
3. Etablissement du B/C
4. Signature du B/C par l’administrateur comptable
5. Signature du bon de commande par le coordonnateur
6. Ventilations des documents

V.2.4 Suivi des commandes. 

Le suivi des commandes relève de la responsabilité de la logistique 

– Enfin de mois, le responsable de la logistique utilise son registre des commandes afin de répertorier les commandes dont la livraison est en retard. A cet effet il ; 

• Il recense les livraisons en retard
• Relance les fournisseurs concernes

Le projet de lettre de relance est préparé par le RA et transmis au comptable  

Le comptable vise la lettre de relance qui ensuite envoyée à la signature du coordonnateur projet /programme 

En cas de nécessité, la commande est annulée au profit d’un autre fournisseur.  

V.2.5 Réception d’une commande  

• Toute livraison se fait sur la base d’un bordereau de livraison (B/L) préparé par le fournisseur
• Les livraisons sont réceptionnées par le RA (qui signe le B/L) en présence éventuellement du bénéficiaire pour les achats courants.
• Dans le cas des marches de matériels ou fourniture spécifiques, les livraisons sont réceptionnées par une commission de réception interne ou externe.
• La réception de la livraison par une commission donne lieu à la rédaction d’un procèsverbal de réception signé par les membres de la commission
• Les livraisons doivent correspondre quantitativement et qualitativement à la commande pour qu’elles soient acceptées.
• Si la quantité livre n’est pas égale à la quantité commandée, le RA le notifie au fournisseur. Il peut accepter ou non la réception de la livraison partielle avec avis du bénéficiaire et du comptable.
• Les B/L sont contresignés par le RA après contrôle des articles réceptionnés par le RA.

Liste des opérations : 

1. Contrôle et approbation de la livraison
2. Livraison au bénéficiaire
3. Vérification de l’admin-comptable
4. Classement des documents

V.2.6 Réception des factures   

• Toutes les factures sont reçues à l’administration de CSPEEDA qui les enregistre chronologiquement et appose le cachet ‘courrier arrivé’’ du projet / programme etc. –

L’administrateur ou son assistant tient un registre des factures (facturier) dans lequel il / elle registre toutes les factures reçues.  

• La facture est transmise par le fournisseur en trois exemplaires (dont un orignal et deux copies) accompagnée de l’originale du B/C + une copie du bon de livraison ou du procès-verbal de la réception.
• Toute copie de facture doit porter le cachet COPIE appose par l’administration de

CSPEEDA

• Toutes les factures sont certifiées, liquidées et saisie par le comptable

Liste des opérations : 

1. Réception et enregistrement de la facture
2. Certification, liquidation, et comptabilisation de la facture

V.2.7 Traitement d’une facture d’entretien ou de réparation  

Cette procédure est appliquée pour les services relatifs à l’entretien ou à la réparation des équipements et du matériel roulant de CSPEEDA ou du projet / programme 

• Un contrat de maintenance pourrait être signé avec un prestataire de la place pour la maintenance et de la réparation des équipements de bureau (ordinateurs, photocopieuses, climatiseurs etc.)
• Le comptable fait jouer la concurrence pour obtenir les meilleures prestations au moindre cout.
• Le RA détient un carnet de bons de réparation en trois exemplaires

Original + duplicata                                         Prestataire   2^e exemplaire                                                    Souche 

• Dans le cas où il est nécessaire d’acheter des pièces détachées chez un fournisseur autre que le prestataire, la procédure d’achat par bon de commande est utilisée.

Liste des opérations :  

1. Préparation de la D/A
2. Etablissement du devis des travaux
3. Accord de l’administrateur
4. Etablissement du B/R
5. Ventilation des documents

V.3 GESTION DU COURRIER : 

V.3.1 Courrier de départ : 

La procédure s’applique à toutes les courriers lettres et emails devant quitter CSPEEDA pour un destinataire extérieur.

Règles de gestion : 

Tout courrier officiel de CSPEEDA doit être signé par le Directeur exécutif/Administrateur et porter le de CSPEEDA. Un numéro ou une référence est également attribué au courrier.

Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre courrier « départ » par la secrétaire.

Elle inscrit : 

• Le numéro attribué au courrier ;
• La date de départ ;
• Le destinataire ;
• L’objet ;
• Les observations éventuelles.

Une copie de chaque courrier doit être conservée dans un chrono « courrier départ » à cet effet.

V.3.2 Courrier d’arrivé : 

Tout courrier reçu doit être enregistré par la secrétaire dans un le registre « courrier arrivé ».

Elle inscrit : 

• La date d’arrivée ;
• La date et numéro de correspondance ;
• L’expéditeur :
• L’objet ;
• Le destinataire.

La secrétaire appose le cachet « courrier arrivé » sur le courrier et inscrit : 

• La date d’arrivée ;
• Le numéro interne attribué au courrier ;
• Tout courrier reçu doit être attribué au Directeur exécutif / Administrateur qui l’affecte aux destinataires après en avoir pris connaissance ;
• La secrétaire distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission dans lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception affective du courrier.
• Une copie du courrier est conservée au secrétaire dans le chrono « courrier arrivé ».

V.4 SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET VEHICULES : 

V.4.1 Principes d’acquisition et de réception des immobilisations 

Les procédures relatives à l’acquisition des immobilisations sont les mêmes que celles décrites à la section « achat / fournisseur ». Dans cette partie, nous mettrons l’accent sur le suivi extra comptable du matériel, le classement des documents comptables et leur comptabilisation, tel qu’il suit : 

• Tenue du fichier des immobilisations et identification du matériel,
• L’inventaire physique et mouvements (entrée de nouvelles immobilisations, sortie d’immobilisations),
• Des comptes d’immobilisations seront ouverts par nature conformément aux prescriptions du Plan Comptable PCGR en vigueur.
• En plus du classement normal des factures d’achats, une copie de la liasse de pièces justificatives doit être classée dans un classeur des immobilisations.
• La liasse est composée de la facture, du bon de commande, du bon d’achat interne, et du procès-verbal de réception.

V.4.2 Gestion du matériel et mobilier de bureau 

• Le RL tient un fichier des immobilisations, établit une fiche d’immobilisations par salle d’occupation sur la base d’un inventaire exhaustif.

V.4.2.1 Identification

Le mobilier et matériel de bureau est référencé : un numéro unique d’identification doit être attribué à chaque immobilisation ; Sur chaque mobilier et matériel, est collée une étiquette mettant en évidence ce numéro.

Ce numéro est reporté sur le fichier des immobilisations. 

Le fichier des immobilisations doit comporter les informations suivantes : 

• Numéro d’identification,
• Description,
• Date d’acquisition,
• Valeur d’acquisition,
• Date de cession, s’il y a lieu, ou de transfert,
• Valeur de cession, s’il y a lieu, –      Observations, s’il y a lieu. 

Les nouvelles acquisitions sont référencées selon le même processus avant leur mise en service ; et le fichier des immobilisations mis à jour automatiquement.

V.4.2.2 Transfert de mobilier

Tout transfert d’un mobilier d’un bureau à un autre doit faire l’objet d’une fiche de transfert signée par le Responsable logistique, le titulaire d’origine, le nouveau titulaire et le Directeur exécutif.

V.4.2.3 Réforme et sortie d’immobilisation 

Le RL est tenu d’établir une proposition de Sortie d’Immobilisation (P.S.I) comportant les renseignements suivants :  

• L’intitulé et le numéro d’immatriculation du bien,
• La date de mise en service,
• La valeur d’origine,
• Le cumul des amortissements pratiqués (au cas échéant),
• La valeur comptable nette,
• Le motif de la sortie,
• Le mode de sortie (cession, mise au rebut, destruction etc.), – La valeur de renouvellement. 
• Cette PSI est envoyée à l’Admin/comptable qui la soumet au président pour accord.

V.4.2.4 Gestion du parc automobile 

V.4.2.4.1 Objectifs   

Les objectifs que le contrôle doit atteindre sont : 

• mise en place des mesures permettant une utilisation rationnelle des véhicules et du carburant ;

Mise en place des mesures visant à assurer une maintenance appropriée des véhicules ; des registres permettant le suivi des coûts et la gestion du parc doivent être mis en place

      V.4.2.4.2 Les contrôles clés

Le comité de contrôle et vérification lors de ses revues trimestrielles que les carnets de bord des véhicules sont correctement renseignés.

Il devra s’assurer que les véhicules font régulièrement l’objet d’un entretien qui tient compte du niveau d’utilisation de chaque véhicule.

Il devra enfin contrôler les fiches de maintenance des véhicules pour s’assurer de l’adéquation des enregistrements. 

      V.4.2.4.3 Procédures

Tenue des carnets de bord ; 

Pour les véhicules qui font les courses, les conducteurs doivent tenir des carnets de bords qui renseignent sur : 

• L’identification du véhicule,
• Le point de départ,
• La destination,
• Le kilométrage au départ,
• Le kilométrage à l’arrivé,
• La référence de l’ordre de mission, Ø Le nom du conducteur du véhicule, Ø La signature du responsable.

Pour les autres véhicules, les carnets de bord doivent être renseignés au début de chaque semaine.

Les courses privées :

• Les courses privées doivent être autorisées par l’Administrateur.

V.4.2.4.4 Fiche d’entretien  

Pour chaque véhicule, le service administratif doit tenir la fiche d’entretien qui renseigne sur : 

• Le type de véhicule (immatriculation, éléments de la carte grise), son affectation,
• La date et la nature de la panne éventuelle ou de l’entretien courant,
• Les pièces renouvelées,
• Le montant de la réparation ou de l’entretien,
• Le prestataire sollicité

V.4.2.5 Assurance des immobilisations  

L’administrateur /comptable doit souscrire à une police d’assurance qui couvre les risques principaux que sont l’incendie, le vol, la responsabilité civile. Il convient donc que l’admin/comptable procède à la correcte réévaluation des capitaux couverts par les assurances.

Il doit également prendre les mesures nécessaires pour que les biens concernés par les polices soient la propriété de CSPEEDA et qu’ils existent effectivement. 

Le comptable doit veiller à ce que toute nouvelle acquisition d’immobilisation soit couverte par une police d’assurance. 

• Il doit aussi entreprendre une révision des contrats chaque fois que le risque couvert varie sensiblement.

V.4.2.6 Sortie d’immobilisation  

La procédure s’applique aux immobilisations sorties du patrimoine des projets / programmes Règles de gestion :

• Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine du fait d’un vol, d’une destruction, d’une cession ou autres.
• En cas de vol ou de destruction, un procès-verbal doit être établi par la police, Juge de paix, ou l’utilisateur.
• En cas de cession, la décision doit être prise par le Directeur exécutif / coordonnateur projets / programmes.
• Le fichier des immobilisations doit être mis à jour par le RL pour prendre en compte les mouvements intervenus.

V.4.3 Prise d’inventaire.   

La procédure s’applique en fin d’exercice et concerne les immobilisations et les stocks de CSPEEDA en général.

    VI.GESTION FINANCIERE : 

VI.1 Cadre règlementaire de l’élaboration du budget :

VI.1.1 Introduction :

Le Budget est l’acte de gestion par lequel sont répertoriées les recettes et les dépenses d’une période donnée qui sont soumises, pour approbation, au CA. Il est établi d’après les résultats connus et doit être disponible avant le début de l’exercice. Afin d’aboutir à un système budgétaire cohérent, il est impératif que : 

• Le système budgétaire doit couvrir la totalité des activités de CSPEEDA ;
• Le budget doit permettre une comparaison dans le temps et un rapprochement entre les révisions et réalisations ;
• Le budget doit être élaboré sur la base des réalisations du passé et l’évolution des secteurs d’activités
• La budgétisation par secteur servira principalement à assurer la cohésion de l’ensemble budgétaire.
• Les budgets prévisionnels qui seront mis en place seront issus du résultat du processus de planification concerté entre les différents départements de CSPEEDA, selon un calendrier budgétaire validé par le CA

VI.1.2 Principe de base du budget : 

Les budgets sont réalisés sur la base des orientations du Coordonnateur exécutif. Il existe quatre grands principes budgétaires : 

• Le principe de l’annualité : Un budget est voté pour un an et s’exécute au cours de l’année pour laquelle il a été voté ;
• Le principe de l’unité : Ce principe veut que toutes les recettes et toutes les dépenses d’un budget figurent sur un même document ;
• Le principe de l’universalité : Ce principe interdit l’affectation de recettes identifiées à des dépenses déterminées. Ce sont les recettes prises globalement qui doivent servir à couvrir les charges dans leur globalité.
• Le principe de l’équilibre budgétaire : C’est l’interdiction de présentation d’un budget déséquilibré. Les charges ne doivent jamais être supérieures aux produits attendus.

Lors de l’élaboration et de l’exécution du budget de CSPEEDA, les quatre (04) autres principes suivants doivent être observés : 

• La période budgétaire de CSPEEDA correspond à l’année civile : du 1er janvier au 31 décembre ;
• L’efficacité du processus d’élaboration budgétaire dépendra de la qualité de la planification de ses activités dans le temps ;
• Le budget doit intégrer tous les financements indépendamment de leurs origines ; – les personnes chargées de l’élaboration du budget doivent prendre en compte les règles d’exécution budgétaire selon lesquelles :
• Une dépense ne peut être engagée que si elle a été prévue au budget,
• Un dépassement budgétaire n’est autorisé que dans les limites prévues par la procédure de révision du budget.
• Les activités prévues au cours d’un exercice budgétaire et non réalisées à la fin de celui-ci peuvent être reconduites au budget de l’exercice suivant.

Les propositions budgétaires doivent être accompagnées du maximum de justifications. Ces

Justifications concernent une description détaillée de l’action, les objectifs spécifiques, les résultats attendus, le budget, les délais d’exécution et la personne responsable.

VI.1.3 Préparation du budget :

Il existe deux types de budget, le budget de fonctionnement et celui des investissements. Ces deux budgets sont confectionnés selon une nomenclature propre à CSPEEDA. Ils sont établis chaque année en fonction des objectifs du Directeur Exécutif et dans le respect des principes budgétaires. 

VI.1.3.1 Détermination des objectifs à atteindre :

Les objectifs à atteindre sont fixés par le conseil exécutif. Le budget est basé sur les réalités des Exercices précédents tout en s’orientant vers les objectifs que le CA se propose d’atteindre et qu’il assigne à ses divers centres de coûts et profits. 

Les objectifs de l’exercice sont fixés en fonction des résultats de l’année en cours, de l’évolution du marché, et des financements déjà disponibles. Afin d’aboutir à des comparaisons dans l’espace et dans le temps, il est généralement recommandé de ne pas changer la présentation du budget d’un exercice à l’autre. La procédure d’élaboration du budget doit également suivre le processus OPM ci-après : 

• Objectifs : à partir de l’objectif général défini par le CA, chaque fonction doit assigner à ses différents centres de responsabilité, des objectifs spécifiques qualifiables, quantifiables et mesurables dans le temps permettant de réaliser l’objectif général ;
• Programmes d’actions : il s’agit ici de répertorier au niveau de chaque secteur de responsabilité les tâches à réaliser pour atteindre les objectifs définis. Ces tâches doivent être programmées selon le calendrier de leur réalisation ;
• Moyens d’actions : cette étape constitue la phase de prévision budgétaire où les moyens sont mis en œuvre pour l’exécution des programmes. Ces moyens d’actions découlent évidemment des tâches répertoriées et doivent être classés suivant leur nature (comptes de comptabilité générale).

VI.1.3.2 Etude préparatoire – Projets de budget :  

Le budget est établi sur demande de Gestionnaire financière sur la base des prévisions des différents secteurs selon  Le calendrier suivant : 

• Mi-octobre (ou le premier jour ouvrable suivant s’il s’agit d’un jour férié) : Transmission du canevas de préparation budgétaire (fonctionnement et investissements) et du calendrier par le gestionnaire financier aux différents secteurs et cellules ;
• Fin-Octobre : Réception des réponses des projets de budget par secteur et cellule ;
• Mi-novembre : Réunion de validation par le CA ;
• Fin Novembre : Synthèse des documents corrigés par le gestionnaire financier, répartition par source de financement et établissement de la note explicative.

VI.1.3.3 Budget définitif : 

L’approbation du budget par le CA doit être faite selon le calendrier indicatif suivant : 

• 1e 1 ^er décembre : Réception du projet de budget envoyé par le CE ;
• 15 décembre : Réunion du Conseil pour adoption du budget. Approbation du budget et signature du procès-verbal par le Président du CA.

VI.1.3.3.1 Outils de base pour la préparation budgétaire :

Le budget est présenté par compte comptable (charge par nature), par centre de coûts et ensuite consolidé par centre de responsabilités. Il est obligatoirement soumis à la règle de l’équilibre budgétaire.

VI.1.4 Document budgétaire :

Le document budgétaire est un recueil de programmation des activités à conduire au cours d’une Période annuelle. Il contient au moins les données suivantes : 

• La justification de chaque activité ;
• Les objectifs poursuivis par l’activité ;
• Les résultats attendus de l’exécution de l’activité ;
• La description de l’activité ;
• Le calendrier d’exécution de l’activité ; –    Le budget de l’activité. 

VI.1.5 Budget de recherche de financement :

Dans le cadre de la recherche de financement pour les projets initiés à la base, le CSPEEDA élabore un budget qu’il présente aux bailleurs de fonds. Une fois celui-ci approuvé, son exécution s’impose.

Pour ce faire des supports et des procédures sont nécessaires pour l’adéquation permanente entre les objectifs du projet et les financements reçus. En ce qui concerne le CSPEEDA les procédures et supports suivants sont indispensables.

VI.2 Gestion de trésorerie :

• Les fonds versés au compte spécial ne doivent pas être utilisés à d’autre fins et ne doivent pas non plus servir de garantie sans l’accord préalable du financeur/bailleur de fonds.
• Chaque projet/programme a son compte bancaire avec l’intitulé du projet/programme.
• Le conseil d’exécution/ Directeur exécutif sont les seuls signataires autorisés (signatures conjointes) à engager des dépenses.
• Le président du CA, l’Administrateur, le coordonnateur projet/programme sont les seuls signataires autorisés à mouvementer les comptes bancaires de CSPEEDA/projet / programme.
• Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d’un journal de banque par compte.
• Le comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds dans les journaux de banque correspondants.
• Chaque journal de banque est arrêté mensuellement par le comptable et contrôle par le gestionnaire financier
• Un état de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est effectué par le comptable et contrôlé le gestionnaire financier
• Le comptable prépare la situation hebdomadaire de trésorerie à présenter au Directeur Exécutif et au coordonnateur projet /programme

VI.3 Gestion de la caisse 

Règles de gestion 

• Le comptable tient la caisse de CSPEEDA pour financer les menues dépenses éligibles au titre des activités à financer au moyen des ressources du projet /programme.
• Le niveau d’approvisionnement de la caisse de CSPEEDA est fixé à 25 000 F CFA/41,36 USD. Toutefois, la caisse peut être approvisionnée au-delà du plafond indiqué pour faire face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie ex : (paiement de salaire en fin de mois)
• La caisse permet de payer des dépenses de montant inférieur à vingt-cinq mille francs CFA (25 000 F CFA) ou quarante-un dollar (41 USD) les dépenses supérieures ou égale à vingt-cinq mille francs CFA (25 000 F CFA) / 41 USD sont réglées par chèque.
• La caisse est arrêtée en fin de journée par le comptable et contrôlé par le gestionnaire financier, il a la latitude de contrôler la caisse de façon inopinée. Toutefois, il lui est recommandé de faire un contrôle systématique chaque fin de mois.

Approvisionnement de la caisse de CSPEEDA 

Règles de gestion 

• La procédure est applicable dès que le niveau de fonds en caisse atteint cinq milles cinq francs CFA (5 000 F CFA) / 8 USD
• Un arrêté de la caisse est effectué par le comptable avant tout réapprovisionnement
• La caisse est réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses justifiées et des prévisions de dépense dans la limite du plafond autorisé ou moins.
• La procédure est déclenchée par le comptable à partir de la situation journalière de caisse.
• La caisse est approvisionnée dans la limite de vingt-cinq mille francs CFA (25 000F CFA) / (41 USD) (sauf cas exceptionnel) Liste des opérations :  

1. Arrêté de la caisse
2. Contrôle des pièces par le gestionnaire financier
3. Etablissement de l’ordre de paiement
4. Signature du chèque
5. Remise du chèque au Directeur Exécutif
6. Encaissement du chèque et enregistrement

VI.4 Règlement des factures 

      VI.4.1 Par Banque 

Règle de gestion : 

• La procédure s’applique aux règlements de facture par chèque ou par virement bancaire
• Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire
• Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’un B/C et d’un B/L, d’une copie du contrat de service ou de fournitures et doivent porter le cachet « BON A PAYER » avec visa du Directeur Exécutif
• Les factures relatives aux travaux doivent être certifie par le service technique
• Des factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats correspondants.
• Les factures d’un montant inférieur à vingt-cinq mille francs CFA (25 000F CFA) sont réglés par la caisse.
• Le comptable prépare les bordeaux de remise de chèque en deux exemplaires :
• L’original signé par le bénéficiaire est joint à la facture
• Le duplicata accompagne le cheque

                        –     Toute facture réglée porté le cachet « PAYE » 

Liste des opérations : 

1. Point des factures en instance
2. Choix des factures à payer
3. Etablissement des ordres de paiement
4. Signature des ordres de paiement
5. Signature des chèques
6. Paiement des fournisseurs

VI.4.2 Par chèque 

Règle de gestion 

• La procédure s’applique pour le règlement en espèce des fournisseurs en contrepartie des prestations ou travaux effectués ou des fournitures livrés.
• Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire
• Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’un B/C et d’un B/L, d’une copie du contrat de service ou de fournitures et doivent porter le cachet « BON A PAYER » avec visa du Directeur Exécutif
• Seules les facture d’un montant inferieur a vingt-cinq mille francs (25 000F CFA) sont réglés par la caisse.
• Toutes factures réglées portent le cachet « PAYE »

Liste des opérations 

• Regroupement des factures à régler
• Contrôle des factures
• Paiement des fournisseurs

   VI.4.2.1 Avance de fonds  

La procédure s’applique pour les achats à effectuer au comptant et aux dépenses à régler par les cadres du projet / programme dans l’exécution de leurs activités  Règle de gestion 

• Les fonds avancés sont justifiables dans les 24 heures pour les achats au comptant et dès la fin des activités pour les dépenses réglées par les cadres du projet / programme.
• Toutes les avances de fonds sont comptabilisées en débitant le bénéficiaire. Son compte sera soldé après justifications des fonds reçus.

Liste des opérations 

• Elaboration du programme d’activités et budget
• Approbation du programme d’activités
• Etude du budget
• Mise à disposition des fonds
• Justification des fonds reçus
• Enregistrement de l’opération.

VII GESTION COMPTABLE     

Principes et méthodes comptables (version provisoire)  

VII.1 LES PRINCIPES ET MEHODES COMPTABLES  

                VII.1.1            Principes comptables  

Les rapports financiers sont établis selon les principes ci-après :  

VII.1.1.1 Le principe d’indépendance des exercices  

Il doit tenir compte les produits et les charges afférents à l’exercice auquel ils se rapportent, sans considération de la date de paiement ou d’encaissement de ces charges ou produits.  

VII.1.1.2 Le principe de coût historique  

Les biens acquis sont enregistrés à leur cout d’acquisition et maintenus à ce coût  

VII.1.1.1.3 Le principe de permanence des méthodes  

Les méthodes d’évaluation et de présentation de rapport financiers ne doivent pas être modifiées d’un trimestre à un autre ou d’un exercice a l’autre, sinon ces modifications doivent être décrites et justifiées dans les annexes de rapport financier

VII.1.1.1.4 Le principe de non compensation   

Aucune compensation ne doit être opérée entre les emplois et les ressources, ni entre les charges et les recettes.  

VII.1.1.1.5 Le principe d’intangibilité des soldes de trésorerie a la reprise  

La reprise des soldes de trésorerie d’un trimestre ou d’un exercice correspond rigoureusement aux soldes de clôture du trimestre ou de l’exercice précédent 

VII.2 METHODES COMPTABLES  

VII.2.1 Composantes : 

• Les méthodes comptables comprennent :
• Les méthodes d’évaluation et d’enregistrement des opérations
• Les règlements et procédures comptables adoptées pour la préparation et la présentation des rapports financiers
• L’image fidèle  
• Le respect sincère des principes et méthodes comptables tels que définis ci-dessus constituent les conditions nécessaires à l’obtention d’une image fidèle du patrimoine et de la situation financière
• Il s’agit d’une présentation des comptes établis conformément aux principes et méthodes comptables en vigueur, en utilisant des chiffres exacts dans la mesure du possible ou des estimations raisonnables et justifiées.
• Ces principes et méthodes doivent être mis en œuvre de manière à présenter une situation aussi objective que possible des programmes et projets et ne comportant pas de déformations intentionnelles, de manipulations ou d’omission de faits justificatifs.

VII.3 ORGANISATION COMPTABLE  

La comptabilité doit être organisée de telle sorte qu’elle permette :  

• La saisie complète, l’enregistrement chronologique et la conservation des données de base
• La disponibilité des informations élémentaires et établissements, en temps opportun, d’états dont la production est prescrite (information externe) ou utile aux besoins de gestion (information interne)
• Le contrôle de l’exactitude des données et des procédures de traitement.

A cet effet, il conviendrait d’examiner les règlements du PCGR sur les obligations comptables et les différents traitements comptables.  

VII.3.1 OBLIGATIONS COMPTABLES  

                               VII.3.1.1      Disposer d’un manuel de procédures comptables 

Les procédures et l’organisation comptables doivent être décrites et mises à jour régulièrement par les programmes afin de faciliter la compréhension du système comptable et la réalisation des contrôles  

                               VII.3.1.2      Enregistrement des opérations. 

Le système d’information doit permettre l’identification et l’enregistrement exhaustif des opérations des programmes. En principe, les opérations doivent être enregistrées en comptabilité dans le mois où elles sont ordonnancées. Dans tous les cas, les arrêtés trimestriels ou annuels des comptes devraient permettre de rattraper toute information admise ou incorrectement enregistrée

                              VII.3.1.3       Plan des comptes   

                      VII.3.1.3.1 Plan compte Budgétaire  

Le budget matérialise et planifie en terme financiers les actions à mener dans le cadre du projet / programme. Chaque composante ou sous-programme, responsable de son programme valorise ses objectifs annuels en fonction des plans d’actions qui ont été définis dans le descriptif du projet / programme.  

Le budget est élément essentiel de gestion dans la mesure où toute dépense doit être prise en tenant compte :  

• De la proposition budgétaire lors de l’autorisation de la dépense
• Du rattachement de la dépense à une ligne budgétaire prévu à cet effet

Dans ce cadre l’établissement d’un plan budgétaire pour chaque programme / projet est fonction des actions à mener et la codification de chaque dépense est contenue dans les différents descriptifs du programme.  

                VII.3.1.3.2 Plan compte analytique   

L’organisation analytique des programmes et projets suivra les différents tableaux synthétiques d’affectation des ressources budgétaires aux activités. Ainsi, la chronologie des objectifs, produits et activités assignes à chacun d’eux feront l’objet de notre codification.  

                            VII.3.2 Confection des documents de synthèse 

Le système d’information des programmes doit permettre l’établissement de document de synthèse selon une concordance et une périodicité conforme aux principes du présent manuel et aux recommandations des différents DAP.  

Ces documents peuvent être produits sous des formes pouvant nous permettre l’analyse de nos données suivant des objectifs différents :  

• Généraux
• Analytiques
• Budgétaires

Chaque montant figurant sur les documents de synthèse provenant de soldes de comptes généraux, analytiques ou budgétaires doit être contrôlable par des procédures permettant :  

• De reconstituer dans un ordre chronologique les opérations ;
• De justifier toute information par une pièce à partir de laquelle on pourra remonter au document de synthèse ;
• D’expliquer l’évolution des soldes généraux d’un arrêté à l’autre par conservation des mouvements ayant affecté ces comptes.

                             VII.3.2.1 Les livres et documents obligatoires  

• Un livre journal tenu sans blanc ni altérations d’aucune sorte, sur lequel sont récapitulés sur une base mensuelle les totaux des opérations avec obligation de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations au jour le jour.
• Un grand livre qui retrace compte par compte tous les mouvements de la période ;
• Une balance mensuelle récapitulant dans l’ordre défini dans le plan comptable les soldes et les mouvements des comptes

Ces documents peuvent être obtenus au moyen du traitement automatique, mais doivent respecter les mêmes règles de lisibilité et cohérence des informations comptables.

Tableau de synthèse :

Les travaux trimestriels et annuels auront pour finalité : 

• De participer à la justification des comptes
• De préparer les écritures d’inventaires
• L’édition des grands livres généraux, analytiques ou budgétaire
• De procéder à l’élaboration des états de synthèse :
• Rapports financiers
• Tableau financier des ressources et emplois ;

VII.4 PROCEDURES ET PRINCIPALES ETAPES DES TRAITEMENTS COMPTABLES 

VII.4.1 Contrôle des pièces justificatives 

L’administrateur comptable doit procéder à la vérification de toutes les pièces justificatives reçues. 

Cette vérification porte sur : 

• L’existence de toutes les pièces
• L’existence des cachets et signatures autorisés
• L’exactitude des calculs ;
• La concordance entre les factures, les bons de commande et bons de livraison
• Certification du service s’il y a lieu.

VII.4.2 Ventilation des pièces comptables par opération 

Toutes pièces comptables doivent être traitées en fonction de leur nature en vue de couvrir les opérations qu’elles pourraient engendrer.

Opération d’achat :

Ces opérations peuvent être effectuées à crédit ou au comptant : 

v Achat à crédit 

• Un exemplaire de la facture obéit à un classement en instance suivant un ordre alphabétique (noms fournisseurs) ; un échéancier est établi avec l’accord des deux parties ;
• Un exemplaire, destiné à la comptabilisation des achats, est classé dans le chrono des achats ;
• Pour chaque règlement, le bon de caisse ou la copie du chèque et l’ordre de paiement sont joints à la facture et la liasse est classée par la suite dans le chrono de trésorerie correspondant.

v Achat au comptant 

• Un exemplaire de la facture est classé dans le chrono de la trésorerie concerné ;
• Un exemplaire est classé dans le chrono achat avec la mention « PAYE »

VII.4.3 Traitement des pièces comptables 

Le traitement des pièces comptables se résume à leur imputation, leur saisie et leur classement 

v Imputation des pièces comptables sur des fiches d’imputations 

Ces fiches d’imputations doivent comporter les informations suivantes : 

• Numéro et intitulé du journal devant contenir l’opération ;
• Date comptable qui correspond à la date de saisie
• Numéro de la pièce comptable
• Numéro du compte général
• Numéro du compte analytique
• Numéro du compte budgétaire
• Montant débit ou crédit

Cette opération doit se faire obligatoirement par l’administrateur comptable avant la saisie 

v Saisie des pièces comptables 

• La fiche d’imputation jointe aux autres pièces comptables sont transmises au gestionnaire pour validation après contrôle, avant la saisie par le comptable
• Toutes les pièces saisies doivent porter une marque attestant de ce fait « facture saisie le ……………………sous le no……………………. »
• Contrôle des saisies

Le gestionnaire financier procède au contrôle des saisies en confrontant dans les brouillards des opérations concernées avec les pièces comptables appropriées et s’assure du respect des règles et principes comptables généralement admis. 

En cas d’erreurs la correction s’impose avant l’édition des journaux définitifs 

• Classement des pièces comptables

Les documents comptables doivent être non seulement classés et enregistrés dans un ordre chronologique C’est ainsi qu’il faut : 

• Procéder à numérotation séquentielle des pièces comptables en fonction de leur date d’arrivée
• Attribuer un numéro d’ordre à chaque pièce ;
• Classer toutes les pièces numérotées dans l’ordre chronologique dans les chronos respectifs selon le journal auxiliaire se saisie comptable
• Mettre sur le dos du chrono l’année, le mois, la nature de l’opération concernée par le chrono et le numéro de la pièce et celui de la dernière pour référence.

VII.5 Schéma de comptabilisation 

VII.5.1 Procédures des achats 

v Achat à crédit                                        –    Constatation de la charge 

• Débit (……….) compte de charge du montant hors taxes de la facture de biens et services
• Crédit (………) : compte fournisseurs ordinaires du montant hors taxes de la facture de biens et services (programme étant exonéré)                                        –     Règlement de l’achat 

• Débit (……..) : compte fournisseurs ordinaires du montant hors taxes de la facture de biens et services (programme étant exonéré)
• Crédit (……..) compte de trésorerie du même montant

NB : les retours sur achat sont constatés directement en diminution par le crédit du compte

de charges et pour contrepartie de débit du compte fournisseur correspondant.

v Les achats au comptant 

• Débit (……….) : compte de charge du montant hors taxes de la facture de biens et services
• Crédit (……….) : compte de trésorerie du même montant

VII.5.2 Procédures des immobilisations 

Entrée en immobilisation 

• Achat auprès d’un fournisseur
  • Débit (…………) : compte d’immobilisation du montant du coût d’acquisition HT
  • Crédit (……….) : compte fournisseur d’immobilisation du même montant
• Dotation en équipement (subvention reçue)
  • Débit (………..) : compte d’immobilisation de la valeur approchée ou réelle du bien acquis
  • Crédit (………) : compte de subvention d’équipement v Paiement direct par le bailleur de fonds 
  • Débit (………) compte d’immobilisation de la valeur approchée ou réelle du bien acquis
  • Crédit (……..) : compte de subvention d’équipement Opération de fin d’année  
• Constations de l’amortissement
  • Débit (………) : compte de dotation (charges) du montant de l’annuité.
  • Crédit (……….) : compte d’amortissement du montant de l’annuité

NB : Pour les biens par subvention, il y a lieu de reprendre chaque année la subvention du

montant de la dotation annuelle soit : 

• Débit (……….) : compte de subvention du montant de la dotation annuelle
• Crédit (………) : compte de produits du montant de dotation annuelle

• Sortie d’immobilisation

–    En fin d’année 

Dotation complémentaire

• Débit (…….) : compte de dotation du complément d’amortissement sur l’année avant la cession
• Crédit (…….) : compte d’amortissement du complément d’amortissement sur l’année avant la cession

Constations de la sortie d’actif 

• Débit (…….) : compte de valeurs comptables des cessions d’immobilisation.
• Crédit (……) : compte d’immobilisation de la valeur brute figurant au bilan. Solde de tout compte  
• Débit (………) : compte d’amortissement du montant cumulé des amortissements jusqu’à la date de cession
• Crédit (……..) : compte de valeurs comptables des cessions d’immobilisation du montant cumulé des amortissements jusqu’à la date de cession

Régularisation de la subvention d’investissement  

• Débit (……) : compte de subvention d’investissement du montant de la dotation aux amortissements de l’exercice
• Crédit (…….) : compte de reprise sur amortissement du montant de la dotation de l’exercice.

VII.5.3 Procédures Personnel – Paie 

VII.5.3.1 Rémunérations brutes à verser au personnel 

• Enregistrement des rémunérations brutes
  • Débit (……) : compte de charges de personnel du montant total des rémunérations brutes
  • Crédit (……..) : compte de personnel, rémunération dues.
• Constations des retenues sur salaire
  • Débit (………) : compte de personnel, rémunération dues, du montant des retenues sur salaire
  • Crédit (……..) comptes (état impôt sur les revenus, Assurance, avances, oppositions, cotisation, autres retenues)
• Règlements des sommes dues
  • Débit (……) : comptes personnel rémunérations dues (net a payer) et Etat impôts sur les revenus
  • Crédit (……) : compte de trésorerie

VII.5.3.2 Charges sociales et fiscales supportées par l’employeur 

• Débit (…….) : compte de charges impôts et taxes directs du montant de la TPA
• Crédit (…….) : compte Etat, autres et taxes
• Débit (…….) compte de charges de personnel du montant des cotisations annuelles
• Crédit (…….) : compte assurance (prestations familiales, accidents du travail)
• Débit (…….) : compte Etat, autres impôts et taxes + compte assurance
• Crédit (………) comptes charges impôts et taxes+charges de personnel 5.3.3 Procédures des Stocks 

Traitements des stocks en fin d’exercice (inventaire intermittent) : 

• Débit (…….) : compte de variation des stocks du montant des stocks de début d’exercice
• Crédit (…….) : compte de stocks

• Débit (………) : Compte de stocks du montant des stocks finaux inventoriés
• Crédit (……..) : compte de variation des stocks

VII.5.3.4 Procédures de trésorerie 

Encaissement du budget de fonctionnement : 

• Débit (……..) : compte de trésorerie (fonctionnement) du montant accordé par le bailleur
• Crédit (……..) : subvention d’exploitation versée par le bailleur

Opération de virement  

• Débit (………) : compte de virement interne lors des versements d’espèces
• Crédit (………) : compte de caisse du montant versé

• Débit (……….) : compte de la banque concernée à la réception du relevé ou de l’avis de crédit
• Crédit (………) : compte de virement interne du montant versé figurant sur le relevé

NB : On procède à l’opération inverse lorsqu’il s’agit d’un prélèvement auprès de la banque

pour approvisionnement de la caisse ou pour approvisionner un autre compte bancaire.  

Les autres opérations de trésorerie sont décrites dans les autres procédures.

VII.6 PLAN COMPTABLE GENERAL 

Liste des comptes

1. COMPTES DES RESSOURCES

13. SUBVENTIONS D’EQUIPEMENT

1311 Subventions d’équipement reçue 

14. AUTRES SUBVENTIONS
15. SUBVENTIONS RECUES

141.1.0 Etat 

141.2.0 ICCO 

148. AUTRES RESSOURCES
     
     1481. Ressources Propres
     1482. Autres Ressources Propres

2. DEPENSE DE FONCTIONNEMENT

20. FRAIS IMMOBILISES
    
    201160. Achats immobilisés
    201161. Transports immobilisés
    201162. Services Extérieurs A immobilisés
    201163. Services Extérieurs B immobilisés
    201164. Autres charges immobilisées
    201165. Charges de personnel immobilisées
21. IMMOBILISATIONS CORPORELLES
22. Logiciels
23. BATIMENTS, INSTALLATIONS TECHNIQUES ET AGENCEMENTS

231.1.0 Bâtiments Administratifs 

24. MATERIEL
    • Matériel et mobilier

244.1.0 Matériel de bureau 

244.2.0 Matériel informatique 

244.3.0 Matériel Bureautique 

244.4.0 Mobilier de bureau 

• Matériel de transport

245.1.0 Matériel roulant 

245.2.0 Autres, Motocyclette 

247 Agencement et aménagements du matériel 

247.1.0 Agencement et aménagements du matériel 

25. AVANCES et ACOMPTES VERSES SUR IMMOBILISATIONS

251 Avances et acomptes versés sur immobilisations corporelles 

251.1.0 Avances et Acomptes versés sur travaux et réparations 

251.2.0 Avances et Acomptes versés sur constructions 

27. AUTRES IMMOBILISATIONS FINANCIERES
28. Dépôts et cautionnement versés

275.1.0 Dépôts pour loyers d’avance 

275.2.0 Dépôts pour électricité 

275.3.0 Dépôts pour l’Eau 

275.4.0 Dépôts pour le gaz 

275.4.0 Dépôts pour le téléphone, télécopie. 

28. AMORTISSEMENT

283 Amortissement Bâtiments, Installations techniques et Agencements 

283.1.0 Bâtiments administratifs 

284 Amortissements du matériel  

284.1.0 Matériel de Bureau 

284.2.0 Matériel informatique 

284.3.0 Matériel Bureautique 

284.4.0 Matériel de Bureau 

284.5.0 Matériel automobile 

284.6.0 Autres vélo, Moto 

284.8.0 Agencements et Aménagements du matériel 

3. COMPTES DE STOCKS
4. STOCKS
5. Stocks fournitures

321.1.0 Stocks fournitures 

321.2.0 Stocks carburant 

4. COMPTES DE TIERS

40 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES 

401 Fournisseurs, Dettes en compte 

401.1.0 Fournisseurs d’exploitation 

401.2.0 Fournisseurs d’investissements 

401.3.0 Fournisseurs sous-traitants 

408 Fournisseurs, Factures non parvenues 

408.1.0 Fournisseurs d’exploitation 

408.2.0 Fournisseurs d’investissements 

408.3.0 Fournisseurs sous-traitants

409. Fournisseurs, Débiteurs

409.1.0 Fournisseurs, avances et acomptes versés 

409.2.0 Fournisseurs sous-traitants, avances et acomptes versés 

42. PERSONNEL
    
    421. Personnel, Avance et acomptes

         421.1.0 Personnel, Avances 

         421.2.0 Personnel, Acomptes 

         421.3.0 Frais avancés et fournitures au personnel 

422. Personnel, Rémunérations dues

422.1.0 Personnel local, Rémunération dues 

427 Personnel, charges à payer et produits à recevoir 

427.1.0 Dettes provisionnées pour congés à payer  

427.2.0 Autres charges à payer 

427.3.0 Produits à recevoir 

43. ORGANISMES SOCIAUX
44. Sécurité sociale

431.3.0 Assurance 

438 Organismes sociaux, charges à payer et produits à recevoir 

438.1.0 Assurance, Charges à payer 

44. ETAT ET COLLECTIVITES PUBLIQUES

447 Etat, impôts retenus à la source 

447.1.0 Impôts Uniques sur les traitements et salaires

447.2.0 Autres impôts et contributions 

448 Etat, charges à payer et produits à recevoir 

448.1.0 Charges à payer 

448.2.0 Produits à recevoir 

45. ORGANISMES INTERNATIONAUX

458 Organismes internationaux, subvention à recevoir 

458.1.0 Organismes internationaux, fonds de dotation à recevoir 

458.2.0 Organisme internationaux, subventions à recevoir

5. COMPTES DE TRESORERIE
6. 52. BANQUES
7. Banques et établissements financiers

521.2.10 BMS SA

521.1.13 BDM SA  

521.2.14 BMS SA

521.2.16 BMS SA

521.2.21 BMS SA

521.2.26 BMS SA

521.2.30 BMS SA

521.2.34 BMS SA 

521.2.37 BMS SA 

521.2.42 BMS SA

521.2.46 BMS SA

521.2.53 BMS SA

521.2.54 BMS SA

521.2.61 BMS SA

521.2.75 BMS SA

521.2.78 BMS SA

521.2.92 BMS SA

57. CAISSES
58. Petite Caisse

571.1.0 Carburant 

571.2.0 Fournitures 

571.3.0 Eau 

58. COMPTES DE VIREMENTS INTERNES
59. Virements de fonds

60. ACHATS ET VARIATION DE STOCKS

603. Variation de matières et fournitures consommables
     • Variation des stocks de fournitures de bureau
     • Variation des stocks de carburant
604. Achats de matières et fournitures consommables

604.1.0 Achat de fournitures de bureau 

604.2.0 Achats carburant 

604.3.0 Achats services 

       604.4.0 Achats de produits d’entretien 

       604.5.0 Eau 

       604.6.0 Electricité 

       604.7.0 Achats de petits matériels et outillage. 

61. TRANSPORT
62. Transport du personnel

614.1.0 Transport Mission personnel Intérieur 

616. Transport de plis

616.1.0 Transport courrier 

616.2.0 Déménagement 

62. SERVICES EXTERIEURS A

• Sous-traitance générale
• Locations et charges locatives

622.1.0 Location de matériels 

622.2.0 Location de bâtiment 

622.3.0 Locations diverses 

624. Entretien, Réparation et maintenance

624.1.0 Entretien et réparation du matériel de transport

624.2.0 Entretien et réparation du matériel informatique 

624.3.0 Entretien et réparation du matériel et mobilier de bureau 

625. Prime d’assurance

625.1.0 Assurance matériel de transport 

625.2.0 Assurance matériel et mobilier de bureau 

625.3.0 Autres primes d’assurance 

626. Publicité, Publication, Relations publiques.

626.1.0 Annonces, insertions 

626.2.0 Catalogues et imprimés publicitaires 

626.3.0 Foires et expositions 

627. Frais de télécommunications

627.1.0 Frais téléphone 

627.2.0 Frais fax 

627.3.0 Frais internet 

627.4.0 Frais postaux 

62. SERVICES EXTERIEURS B
63. Frais Bancaires
64. 631.1.0 Frais bancaires  631.2.0 Frais sur virement  631.3.0 Autres frais. 

632. Rémunération d’intermédiaires et de conseils.

632.1.0 Honoraires Audits et conseils 

632.2.0 Honoraires assistance comptables 

632.3.0 Divers frais 

632.4.0 Autres Honoraires 

633. Frais de formation du personnel

633.1.0 Formation Informatique  

633.2.0 Formation diverse 

66. CHARGES DE PERSONNEL
67. Rémunération du personnel

661.1.0 Appointements, Salaires et commissions 

661.2.0 Congés payés 

661.3.0 Autres appointements 

664. Charges sociales

664.1.0 Assurance du personnel 

68. DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS
69. Dotations aux amortissements

681.1.0 Dotations aux amortissements matériels de bureau 

681.2.0 Dotations aux amortissements Matériel informatique 

681.3.0 Dotation aux amortissements Matériel Bureautique 

681.4.0 Dotations aux amortissements Mobilier de bureau  681.5.0 Dotation aux amortissements matériels automobiles  681.6.0 Dotation aux amortissements Vélo, Moto. 

7. COMPTES DE PRODUITS DES ACTIVITES ORDINAIRES
8. Reprise sur amortissement

701.1.0 Reprise sur amortissements matériel de bureau 

701.2.0 Reprise sur amortissements Matériel informatique 

701.3.0 Reprise sur amortissements Matériel Bureautique 

701.4.0 Reprise sur amortissements Mobilier de bureau

701.5.0 Reprise sur amortissements matériel automobile 

701.6.0 Reprise sur amortissements Vélo, Moto